File quản lý công nợ bằng Excel miễn phí hiệu quả cho doanh nghiệp
Bạn đang gặp khó khăn trong việc phân loại, theo dõi, cập nhật báo cáo công nợ của khách hàng cũng như nhà cung cấp? Bạn cần có một công cụ đơn giản, nhanh chóng và miễn phí để quản lý công nợ chính xác và hiệu quả hơn. Chính vì vậy bạn không nên bỏ qua các file quản lý công nợ bằng Excel miễn phí. Đây là giải pháp phổ biến của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Trong bài viết này, Eduspace chia sẻ đến bạn mẫu file quản lý công nợ bằng Excel miễn phí hiệu quả cho doanh nghiệp hiện nay
File quản lý công nợ Excel là gì?
Đây là một file bảng tính được thiết kế giúp bạn dễ dàng quản lý công nợ một cách hiệu quả. Bạn chỉ cần nhập số liệu vào các ô tương ứng, file sẽ tự động tính toán và thống kê các thông tin về số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ, phát sinh trong kỳ, các khoản thanh toán đến hạn và quá hạn của từng nhà cung cấp và từng khách hàng. File công nợ excel có thể được sử dụng cho nhiều hình thức doanh nghiệp, từ sản xuất, dịch vụ, thương mại, đến thiết kế, xây dựng, logistics,...
Quản lý công nợ bằng Excel tùy vào bản chất của công nợ mà được chia thành 2 loại:
- Công nợ khách hàng (công nợ phải thu): là công nợ phải thu phát sinh khi khách hàng mua chịu hàng hóa
- Công nợ nhà cung cấp (công nợ phải chi): là công nợ khi bạn nhập hàng từ đơn vị cung cấp mà mới trả một phần hoặc chưa thanh toán.
Việc kiểm soát chặt chẽ mỗi khoản công nợ giúp bạn nắm bắt được hiện trạng tài chính và dòng tiền, hạn chế tối đa các tranh chấp giữa các bên do dữ liệu công nợ chênh lệch
Xem thêm: Báo cáo kết quả kinh doanh nhờ phần mềm của Eduspace
Ưu và nhược điểm của file quản lý công nợ bằng Excel
Ưu điểm
Excel được ưa chuộng nhờ giao diện thân thiện và miễn phí, bất kể ai cũng có thể truy cập và sử dụng nó một cách dễ dàng, hữu ích.
- Miễn phí trọn đời: Với việc được cấu hình sẵn trên bất kỳ thiết bị máy tính nào, Excel cho phép người dùng thuận tiện sử dụng trong công tác theo dõi, cập nhật và quản lý dữ liệu. Đặc biệt nó phù hợp với những doanh nghiệp có nguồn ngân sách hạn hẹp chưa sẵn sàng đầu tư chi phí cho các phần mềm công nghệ.
- Thống kê và phân loại dữ liệu chi tiết: File Excel quản lý công nợ cho phép bạn tùy chỉnh linh hoạt số cột, số hàng, thiết lập các trường thông tin cần thiết đáp ứng đúng và đủ nhu cầu theo dõi cũng như quản lý công nợ của doanh nghiệp.
- Tìm kiếm thông tin không mất thời gian: Thực hiện tra cứu nhanh chóng, không phải rà soát thủ công như ở phương thức quản lý sổ sách theo cách cũ, Excel hỗ trợ người dùng tìm kiếm thông tin bằng bộ lọc thông tin theo các dữ liệu: ngày tháng năm, nhà cung cấp, họ tên khách hàng,...
Nhược điểm
Ngoài những ưu điểm vượt trội về tính thuận tiện và chi phí, File quản lý công nợ bằng Excel cũng tồn tại những nhược điểm mà bạn cần hết sức chú ý để đảm bảo hiệu quả tốt nhất khi dùng phần mềm:
- Chỉ có thể quản lý được khối lượng thông tin lẻ tẻ và nhỏ: Đây là lý do Excel chỉ được sử dụng để đáp ứng nhu cầu quản lý cơ bản, ít nghiệp vụ của những doanh nghiệp có mô hình nhỏ. Khi dữ liệu quản lý lớn hơn, công cụ này lập tức lộ ra những điểm yếu như sai sót trong khi thống kê, dữ liệu xử lý chậm,... Chưa kể, Excel quản lý bằng cách chia thành các file lẻ tẻ để tránh nhầm lẫn mà không phải trên cùng một file thống nhất.
- Bảo mật kém: các file bị chia sẻ một cách dễ dàng khó khăn trong việc kiểm soát, dễ xảy ra tình trạng thất thoát thông tin do các cuộc tấn công mạng hay virus gây ra. Hệ thống cũng chưa hỗ trợ sao lưu dữ liệu lên các bộ nhớ đám mây nên rất khó khăn thậm chí không thể khôi phục dữ liệu bị mất.
- Các hàm tính khó dễ sai sót, khó sử dụng: Để có thể sử dụng các thành thục hàm tính của công cụ này để tính toán công nợ phải chi, phải thu, doanh nghiệp cần có những nhân sự chuyên trách thành thạo công cụ Excel. Bởi chỉ một sai sót nhỏ có thể gây ảnh hưởng lớn đến tính chính xác của dữ liệu và báo cáo.
Xem thêm: Mẫu đánh giá nhân viên theo KPI
Như vậy qua bài viết về file quản lý công nợ bằng Excel miễn phí hiệu quả của Eduspace, bạn có thể thấy quản lý công nợ đem lại nhiều lợi ích với các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên để quản lý dữ liệu công nợ của những doanh nghiệp lớn, bạn nên lựa chọn các phần mềm về quản lý công nợ tốt hơn như phần mềm của Eduspace. Chúc bạn thành công trong việc quản lý công nợ của doanh nghiệp mình