HRIS là gì? Vai trò của HRIS đối với doanh nghiệp
Trong cuộc sống hiện đại ngày nay, HRIS đã trở thành một công cụ quản lý nhân sự cần thiết cho các doanh nghiệp hiện đại. Thông qua việc sử dụng HRIS, các doanh nghiệp có thể quản lý thông tin liên quan đến nhân viên của mình một cách tổng thể và hiệu quả hơn. Trong bài viết này, hãy cùng Eduspace tìm hiểu HRIS là gì? Vai trò của HRIS đối với doanh nghiệp nhé!
Vai trò của HRIS đối với doanh nghiệp
HRIS giúp cho doanh nghiệp quản lý thông tin nhân viên của mình một cách hiệu quả hơn. Các công cụ HRIS cung cấp thông tin về nhân viên, cho phép quản lý nhân sự dễ dàng truy cập và quản lý các hoạt động liên quan đến nhân viên một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Việc sử dụng HRIS cũng giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc quản lý nhân sự. HRIS có thể tự động hóa nhiều hoạt động liên quan đến quản lý nhân sự, bao gồm việc tính toán lương, chấm công, và quản lý các kỷ luật, giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.
Ngoài ra, HRIS cũng cung cấp cho các doanh nghiệp các công cụ để theo dõi hiệu suất của nhân viên và quản lý các hoạt động đào tạo và phát triển nhân viên. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giữ được nhân viên tài năng và thu hút các ứng viên tiềm năng.
Xem thêm: Mức học phí học trung tâm ngoại ngữ bao nhiêu là hợp lý?
Các thành phần chính của HRIS
Các thành phần chính của HRIS bao gồm:
Hồ sơ nhân viên
Hồ sơ nhân viên là một phần quan trọng của HRIS. Nó bao gồm thông tin cá nhân của nhân viên, lịch sử công tác, hồ sơ giấy tờ, và các thông tin khác liên quan đến nhân viên.
Lương và chấm công
HRIS cũng cung cấp cho doanh nghiệp các công cụ để tính toán lương và chấm công. Điều này giúp cho doanh nghiệp có thể quản lý các khoản chi phí liên quan đến nhân viên một cách hiệu quả hơn.
Quản lý kỷ luật và giải quyết tranh chấ y HRIS
HRIS cũng cung cấp cho doanh nghiệp các công cụ để quản lý kỷ luật và giải quyết tranh chấp liên quan đến nhân viên. Các công cụ này giúp cho quản lý nhân sự có thể quản lý các hồ sơ kỷ luật của nhân viên, tạo ra các biện pháp kỷ luật khi cần thiết, và giải quyết các tranh chấp lao động một cách hiệu quả.
Đào tạo và phát triển nhân viên
HRIS cung cấp cho doanh nghiệp các công cụ để quản lý hoạt động đào tạo và phát triển nhân viên. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể theo dõi tiến trình đào tạo của nhân viên, đánh giá hiệu quả của các khoá đào tạo, và phát triển các kế hoạch đào tạo và phát triển nhân viên trong tương lai.
Các loại HRIS phổ biến hiện nay
Hiện nay, có rất nhiều loại HRIS khác nhau được sử dụng trong các doanh nghiệp trên toàn thế giới. Dưới đây là một số loại HRIS phổ biến:
On-premise HRIS
On-premise HRIS là một phần mềm được cài đặt trên máy chủ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần có một bộ phận IT để quản lý và bảo trì hệ thống này. Loại HRIS này thường được sử dụng trong các doanh nghiệp lớn, có ngân sách lớn cho công nghệ thông tin.
Cloud-based HRIS
Cloud-based HRIS là một loại HRIS được lưu trữ trên đám mây (cloud) và được truy cập thông qua một trình duyệt web. Điều này giúp cho doanh nghiệp không cần phải mua và quản lý một máy chủ riêng và tốn kém. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể truy cập vào HRIS từ bất cứ đâu, bất cứ khi nào.
Mobile HRIS
Mobile HRIS là một loại HRIS được thiết kế để hoạt động trên các thiết bị di động như điện thoại thông minh và máy tính bảng. Nhờ đó, nhân viên có thể truy cập thông tin liên quan đến nhân viên của mình mọi lúc mọi nơi, giúp cho công việc quản lý nhân sự trở nên linh hoạt hơn.
Những lợi ích của việc tích hợp HRIS và CRM
Ngoài việc quản lý thông tin nhân viên, HRIS cũng có thể tích hợp với các hệ thống CRM (Customer Relationship Management) để quản lý thông tin khách hàng. Việc tích hợp này mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
Tăng tương tác với khách hàng
Việc tích hợp HRIS và CRM giúp cho doanh nghiệp có thể theo dõi mối quan hệ khách hàng của mình một cách tổng thể. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tăng tương tác với khách hàng và cung cấp dịch vụ tốt hơn.
Tăng hiệu quả kinh doanh
Tích hợp HRIS và CRM cũng giúp cho doanh nghiệp có thể tăng hiệu quảkinh doanh với việc tổ chức thông tin nhân viên và khách hàng một cách liên kết. Thông qua việc phân tích dữ liệu từ cả hai hệ thống, doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng, từ đó tạo ra các chiến lược kinh doanh hiệu quả.
Cải thiện trải nghiệm nhân viên và khách hàng
Tích hợp HRIS và CRM giúp cải thiện trải nghiệm của cả nhân viên và khách hàng. Nhân viên có thể truy cập vào thông tin khách hàng một cách nhanh chóng và dễ dàng, từ đó cung cấp dịch vụ tốt hơn. Đồng thời, khách hàng cũng nhận được sự chăm sóc tốt hơn và trải nghiệm cá nhân hóa hơn.
Ví dụ minh họa: Tích hợp HRIS và CRM trong một công ty bán lẻ
Giả sử một công ty bán lẻ đang sử dụng HRIS để quản lý thông tin nhân viên và CRM để quản lý thông tin khách hàng. Khi tích hợp cả hai hệ thống này, công ty có thể:
- Theo dõi hiệu suất của nhân viên bán hàng và đưa ra các biện pháp khen thưởng và kỷ luật phù hợp.
- Tạo ra các chiến lược tiếp thị dựa trên thông tin khách hàng, như gửi email cá nhân hóa hoặc khuyến mãi đặc biệt cho nhóm khách hàng cụ thể.
- Quản lý các hoạt động chăm sóc khách hàng, bao gồm theo dõi yêu cầu hỗ trợ và phản hồi từ khách hàng.
- Đưa ra quyết định kinh doanh thông qua việc phân tích dữ liệu về hiệu suất nhân viên và hành vi mua hàng của khách hàng.
Như vậy, tích hợp HRIS và CRM giúp công ty bán lẻ cải thiện quản lý nhân sự, nâng cao tương tác và trải nghiệm khách hàng, đồng thời tăng cường hiệu suất kinh doanh.
Tính năng quản lý nhân viên của HRIS
HRIS cung cấp nhiều tính năng quản lý nhân viên để giúp doanh nghiệp tổ chức và quản lý công việc nhân sự một cách hiệu quả. Dưới đây là một số tính năng quan trọng của HRIS:
Quản lý hồ sơ nhân viên
HRIS cho phép doanh nghiệp lưu trữ, cập nhật, và theo dõi hồ sơ nhân viên một cách dễ dàng. Thông qua giao diện trực quan, quản lý nhân sự có thể truy cập và cập nhật thông tin cá nhân, kinh nghiệm làm việc, bằng cấp, và lịch sử công tác của nhân viên.
Tính toán lương và chấm công
HRIS giúp tự động tính toán lương và chấm công dựa trên các dữ liệu đã nhập từ hệ thống. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình tính toán lương và chấm công. Ngoài ra, HRIS cũng cung cấp các công cụ để quản lý các khoản phụ cấp, thuế, và các khoản khác liên quan đến lương.
Quản lý nghỉ phép và ngày nghỉ
HRIS cho phép doanh nghiệp quản lý nghỉ phép và ngày nghỉ của nhân viên một cách hiệu quả. Quản lý nhân sự có thể theo dõi số ngày nghỉ phép còn lại của nhân viên, xác nhận yêu cầu nghỉ phép, và tạo ra lịch làm việc linh hoạt dựa trên tình hình nghỉ phép của nhân viên.
Quản lý kỷ luật và đánh giá hiệu suất
HRIS cung cấp các công cụ để quản lý kỷ luật và đánh giá hiệu suất của nhân viên. Quản lý nhân sự có thể tạo ra các biện pháp kỷ luật khi cần thiết, lưu trữ các thông tin liên quan đến việc xử lý kỷ luật, và thực hiện các cuộc đánh giá định kỳ về hiệu suất của nhân viên.
Tích hợp đào tạo và phát triển
HRIS cung cấp tính năng để quản lý hoạt động đào tạo và phát triển nhân viên. Doanh nghiệp có thể tạo ra các khóa đào tạo, theo dõi tiến độ đào tạo của nhân viên, và đánh giá hiệu quả của các khoá đào tạo. Đồng thời, HRIS cũng cung cấp các công cụ để theo dõi sự phát triển của nhân viên và xây dựng kế hoạch phát triển cá nhân cho từng nhân viên.
Tóm lại, HRIS cung cấp nhiều tính năng quản lý nhân viên giúp doanh nghiệp tổ chức và quản lý nhân sự một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian.
Cách lựa chọn phần mềm HRIS phù hợp cho doanh nghiệp
Khi lựa chọn phần mềm HRIS cho doanh nghiệp, có một số yếu tố quan trọng cần xem xét:
Quy mô doanh nghiệp
Yếu tố đầu tiên cần xem xét là quy mô của doanh nghiệp. Phần mềm HRIS phù hợp cho một doanh nghiệp lớn có thể không phù hợp với một doanh nghiệp nhỏ. Do đó, cần xác định quy mô và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp để lựa chọn phần mềm phù hợp.
Tính linh hoạt và tùy chỉnh
Phần mềm HRIS cần có tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh để phù hợp với yêu cầu riêng của doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp có thể điều chỉnh các tính năng và quy trình quản lý nhân sự theo ý muốn.
Khả năng tích hợp
Lựa chọn phần mềm HRIS cần xem xét khả năng tích hợp với các hệ thống khác đã được sử dụng trong doanh nghiệp, như hệ thống quản lý khách hàng, hệ thống quản lý lương, và hệ thống quản lý dự án. Tính khả năng tích hợp giúp cho doanh nghiệp có thể tối ưu hóa việc sử dụng các hệ thống và tạo ra một môi trường làm việc liên kết.
Bảo mật và tuân thủ quy định
Phần mềm HRIS cần đảm bảo mức độ bảo mật cao để bảo vệ thông tin nhân viên. Ngoài ra, phần mềm cũng cần tuân thủ các quy định về quản lý nhân sự và bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Hỗ trợ kỹ thuật và dịch vụ sau bán hàng
Cuối cùng, cần xem xét khả năng hỗ trợ kỹ thuật và dịch vụ sau bán hàng từ nhà cung cấp phần mềm HRIS. Điều này đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ có sự hỗ trợ khi gặp vấn đề hoặc cần thay đổi trong quá trình sử dụng phần mềm.
Phương pháp triển khai HRIS trong doanh nghiệp
Quá trình triển khai HRIS trong doanh nghiệp cần được thực hiện một cách cẩn thận và có kế hoạch. Dưới đây là một phương pháp triển khai HRIS phổ biến:
Xác định yêu cầu và mục tiêu
Trước khi triển khai HRIS, doanh nghiệp cần xác định rõ yêu cầu và mục tiêu của mình. Điều này bao gồm việc đánh giá quy trình quản lý nhân sự hiện tại, xác định các vấn đề cần giải quyết, và thiết lập mục tiêu cho hệ thống HRIS.
Lựa chọn và tùy chỉnh phần mềm HRIS
Sau khi xác định yêu cầu và mục tiêu, doanh nghiệp có thể lựa chọn phần mềm HRIS phù hợp và tiến hành tùy chỉnh theo yêu cầu riêng. Quá trình tùy chỉnh bao gồm cấu hình hệ thống, xây dựng các biểu mẫu và quy trình làm việc, và điều chỉnh tính năng cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
Đào tạo và triển khai
Sau khi hoàn thành tùy chỉnh phần mềm HRIS, doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên về cách sử dụng hệ thống. Điều này đảm bảo rằng nhân viên có đủ kiến thức và kỹ năng để sử dụng HRIS một cách hiệu quả. Sau đó, doanh nghiệp có thể triển khai HRIS trên toàn bộ tổ chức.
Đánh giá và cải thiện
Quá trình triển khai HRIS không chỉ kết thúc sau khi hệ thống được triển khai. Doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá và cải thiện thường xuyên để đảm bảo rằng HRIS hoạt động hiệu quả và đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp.
Xem thêm: Tư duy cốt lõi là gì?
Kết luận
HRIS đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nhân sự và phát triển doanh nghiệp. Việc tích hợp HRIS và CRM mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, từ tăng tương tác với khách hàng đến cải thiện trải nghiệm nhân viên. Các tính năng quản lý nhân viên của HRIS giúp tổ chức và quản lý công việc nhân sự một cách hiệu quả. Khi lựa chọn phần mềm HRIS, doanh nghiệp cần xem xét quy mô, tính linh hoạt, khả năng tích hợp, bảo mật, và hỗ trợ kỹ thuật. Quá trình triển khai HRIS cần được thực hiện một cách cẩn thận và có kế hoạch. Tóm lại, HRIS là một công cụ hữu ích để nâng cao quản lý nhân sự và gia tăng hiệu suất trong doanh nghiệp.