Phân tích chi tiết: nên và không nên khi quản lý công việc bằng excel để đạt hiệu quả cao nhất
Ngày nay, Excel đã trở thành một công cụ đắc lực trong việc quản lý nhân sự cũng như giám sát các đầu công việc của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu không nắm chắc được bộ công cụ mà Excel mang lại thì sẽ không thể phát huy được lợi ích tối đa của phần mềm này, từ đó hạ thấp hiệu quả quản lý. Trong bài viết sau Eduspace sẽ chia sẻ đến bạn phân tích: nên và không nên khi quản lý công việc bằng Excel để đạt hiệu quả cao nhất qua bài viết dưới đây.
Excel - Lợi ích mang lại khi quản lý công việc
Trước tiên hãy cùng điểm qua một số lợi ích tiêu biểu mà Excel mang lại cho người dùng:
Sắp xếp hợp lý các đầu việc
Nhờ Excel, người dùng có thể dễ dàng phân chia công việc một cách chi tiết theo từng hạng mục như nhân sự, thời gian thực hiện, hạn chót hoàn thành công việc cũng như những lưu ý cần thiết khác. Từ đó có thể lên nhắc hẹn hoặc ghi chú để hoàn thành công việc hợp lý.
Giám sát, cập nhật hiệu quả tiến độ công việc
Dựa vào các hàng, cột cũng như thuật toán, hàm, định dạng khác nhau, người dùng Excel có thể theo dõi công việc được cập nhật 24/24. Từ đó nắm được công việc đã triển khai đến đâu cũng như cần xử lý những gì. Người quản lý sẽ đưa ra được kế hoạch phù hợp cho đội, nhóm của mình nhằm tối đa hóa hiệu quả công việc và nâng cao hiệu suất của mỗi thành viên.
Tổng quát phần trăm hoàn thành các đầu việc
Dựa vào bảng phân công công việc và kiểm tra tiến độ hoàn thành công việc, người dùng đánh giá được công việc đang hiệu quả hay chưa hiệu quả ở điểm nào, qua đó biết được công việc nào đã được hoàn thành trọn vẹn hay công việc nào cần bổ sung thêm nhân sự để gia tăng hiệu quả làm việc.
Xem thêm: Phần mềm quản lý khóa học online trên Eduspace
Bất lợi của Excel trong quản lý công việc
Tương đối khó sử dụng, yêu cầu kiến thức
Để phục vụ hiệu quả các nhu cầu căn bản của một doanh nghiệp như thống kê số liệu, doanh thu, chi phí hay quản lý công việc của các nhân viên thì cũng đã yêu cầu người dùng Excel phải có những kiến thức nhất định, thậm chí có phần nâng cao với yêu cầu như trực quan hóa dữ liệu, mô hình hóa…
Với doanh nghiệp chưa có nhân sự sử dụng hiệu quả Excel thì thường sẽ lựa chọn các mẫu được thiết kế sẵn trên mạng. Nhưng đa phần chúng thường không giải quyết được yêu cầu của doanh nghiệp vì mang tính đặc thù ở riêng 1 ngành nghề nào đó.
Ít không gian để lưu trữ
Dù rất đa dụng và thực hiện được nhiều tác vụ khác nhau nhưng nhược điểm lớn nhất của Excel chính là không gian lưu trữ dữ liệu ít. Ngược lại, các doanh nghiệp từ nhỏ và vừa ngày nay cũng đã cần xử lý một lượng lớn thông tin và lưu trữ chúng, chưa kể đến các doanh nghiệp lớn hay các siêu tập đoàn thì lượng thông tin này phải tăng lên gấp bội. Điều này khiến Excel không đáp ứng được nhu cầu lưu trữ của người dùng một cách tối ưu nhất.
Ngoài ra trong quá trình sử dụng Excel còn có thể bị đơ nếu phải xử lý nhiều dữ liệu, hay có khả năng file bị nhiễm virus dẫn đến ảnh hưởng hệ thống công ty. Các sự cố khách quan khác như mất điện hoặc chỉ đơn giản là lỡ tay xóa nhầm file, quên không lưu trước khi tắt, cũng có thể dẫn đến hậu quả lớn cho quá trình quản lý của doanh nghiệp
Hạn chế trong việc chia sẻ thông tin
Một hạn chế nữa không kém phần quan ngại của Excel khi sử dụng là tính chia sẻ thông tin không cao. Giả dụ bạn là một quản lý của một đội nhóm và đã phân việc cho các thành viên. Quá trình từ khi họ hoàn thành công việc, nộp lại cho bạn để bạn kiểm tra, sau đó bạn tổng hợp lại và báo cáo đến cấp trên sẽ mất rất nhiều thời gian, trong khi các phần mềm đối thủ khác như Google Sheet hoàn toàn có thể khắc phục tốt nhược điểm này.
Những lưu ý khi dùng Excel trong quản lý công việc
Đối với yêu cầu cập nhật tiến độ thường xuyên và gia tăng hiệu suất công việc, các doanh nghiệp nên sử dụng các phần quản lý trực tuyến như Google Sheet thay vì Excel để đáp ứng tốt hơn. Những công cụ này sẽ giúp bạn tiết kiệm phần lớn thời gian nhưng vẫn đảm bảo an toàn so với quản lý công việc bằng Excel.
Tuy nhiên nếu vẫn cần sử dụng Excel, bạn nên tham khảo một số lưu ý như sau để đảm bảo hiệu quả quản lý:
- Lên checklist các đầu công việc cần làm
- Lượng hóa các chỉ tiêu
- Đặt hạn hoàn thành (deadline) khi phân công công việc
- Ghi rõ cụ thể người phụ trách chính, thực hiện công viêjc
- Dự trù rủi ro
- Sắp xếp theo mức độ quan trọng và khả năng ủy thác công việc
- Thường xuyên theo dõi, đánh giá hiệu quả thực hiện
Xem thêm: Các bước để triển khai giảng dạy online- từ A-Z
Trên đây là toàn bộ nội dung thông tin về việc nên và không nên khi quản lý công việc bằng Excel để đạt hiệu quả cao nhất mà Eduspace muốn chia sẻ với bạn. Tuy rằng vẫn còn rất nhiều hạn chế nhưng việc quản lý công việc bằng Excel vẫn rất cần thiết và mang lại giá trị thiết thực cho hầu hết các hoạt động của doanh nghiệp.