Tối ưu chi phí vận hành và quản lý trung tâm hiệu quả
Bằng cách nào các quản lý trung tâm xác định được trọng tâm và những mục chi cần thiết và đầu tư hiệu quả đồng thời tiết kiệm những món tiền không cần chi? Tại bài viết này, Eduspace sẽ chia sẻ bí quyết 3 bước tối ưu chi phí và vận hành và quản lý trung hiệu quả đang được nhiều doanh nghiệp SMEs áp dụng rất hiệu quả.
Cơ cấu tài chính trong trung tâm
- Cũng như tất cả doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay, việc nắm rõ chính xác dòng tiền trong trung tâm là điều cực kỳ quan trọng. Dòng tiền chia ra 2 luồng chính: Thu và Chi.
- Khoản THU bao gồm tất cả khoản mang lại tiền cho trung tâm từ hoạt động kinh doanh: Ở đây có thể là Học phí học viên, Hoa hồng, Tiền bán tài liệu, giáo trình, Quỹ học tập, Hoa hồng giới thiệu nhân sự,,..
- Khoản CHI chính là các chi phí phải chi ra của doanh nghiệp. Có thể chia ra 3 nhóm chi phí chính: Chi phí bán hàng (marketing & sales); Chi phí quản lý – vận hành trung tâm; Chi phát sinh phí khác…
Xác định cần đầu tư vào đâu – cắt giảm khoản nào?
Đầu tư tập trung
- - Có 2 khoản tiền cần đầu tư nhiều nhất tại trung tâm đào tạo là Marketing – Sales và Đầu tư nâng cao chất lượng đào tạo. Ở quy mô trung tâm nhỏ, hãy cố gắng cắt giảm những chi phí không cần thiết, dồn tiền vào hoạt động marketing và nâng cao chất lượng giảng dạy. Những hoạt động trọng yếu này trực tiếp tạo ra kết quả dòng doanh thu cho trung tâm.
- - Marketing giúp thương hiệu được nhiều người biết đến, học viên tìm hiểu về trung tâm nhiều hơn, mở rộng độ phủ thị trường… Đầu tư để tăng chất lượng dịch vụ đào tạo như: đầu tư trang thiết bị giúp học sinh học tập dễ dàng hơn, tu sửa cơ sở vật chất khang trang hơn, thuê giáo viên giỏi về đứng lớp, mở thêm các khóa học / lớp học chứng chỉ chất lượng cao dành cho nhiều nhóm khách hàng,.v..v…
Chi phí cần cắt giảm
- Việc làm đầu tiên các chủ trung tâm cần kiểm tra lại tất cả khoản chi trong 1-2 tháng gần nhất. Đánh dấu lại những khoản chi không thực sự có tác động đến sự phát triển của trung tâm. Đánh giá xem các khoản chi này có thật sự cần thiết cho các tháng tiếp theo không? Nếu không, kiên quyết loại bỏ và tối thiểu số tiền cần phải chi cho lần tới.
Giảm chi phí mà không ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh
- Bên cạnh theo dõi dòng tiền, quản lý trung tâm cần đánh giá hiệu quả nhân sự rõ ràng hơn thông qua các chỉ số về kết quả công việc, KPI, OKRs, ROI,.. Có những đánh giá khách quan nhất về hiệu quả đầu tư và tính phương án thay thế.
- Sử dụng phần mềm quản lý giúp giảm chi phí vận hành. Hiện nay xu hướng ứng dụng công nghệ và phần mềm vào quản lý doanh nghiệp đang rất thịnh hành. Chuyển đổi số đang là một xu hướng tất yếu của xã hội. Các trung tâm đào tạo ngoại ngữ tin học cũng không ngoại lệ. Ứng dụng phần mềm giúp trung tâm tiết kiệm rất nhiều chi phí quản lý và vận hành.