Phần mềm quản lý trường mầm non
Phần mềm quản lý trường mầm non đang trở thành giải pháp quan trọng giúp các cơ sở giáo dục giảm áp lực quản lý, hạn chế sai sót trong vận hành và nâng cao chất lượng chăm sóc trẻ. Tuy nhiên, giữa nhiều lựa chọn trên thị trường, không phải đơn vị nào cũng hiểu rõ các tính năng cần thiết và tiêu chí lựa chọn phù hợp. Trong bài viết này, Eduspace sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết về phần mềm quản lý trường mầm non nhé!
Phần mềm quản lý trường mầm non là gì?
Phần mềm quản lý trường mầm non là một hệ thống công nghệ được thiết kế riêng để giúp ban giám hiệu, giáo viên và kế toán xử lý các nghiệp vụ hàng ngày của trường mầm non mà không cần dùng sổ giấy hay nhiều công cụ rời rạc. Khác với phần mềm quản lý doanh nghiệp thông thường, hệ thống quản lý mầm non được xây dựng theo đặc thù giáo dục mầm non: chia nhóm trẻ theo độ tuổi, theo dõi dinh dưỡng theo chuẩn và phần lớn người dùng cuối (phụ huynh) không quen thao tác công nghệ phức tạp.
Một phần mềm quản lý trường mầm non đầy đủ thường có 4 thành phần chính:
- Cơ sở dữ liệu trẻ em & lớp học: Hồ sơ cá nhân, sức khoẻ, lớp/nhóm trẻ đang theo học.
- Module tài chính: Học phí, các khoản thu, hoá đơn điện tử.
- Kênh liên lạc phụ huynh: App hoặc website hiển thị điểm danh, thực đơn, hình ảnh hoạt động trong ngày.
- Module quản trị nội bộ: Nhân sự giáo viên, lịch làm việc, báo cáo cho cơ quan quản lý giáo dục.
Vì sao trường mầm non Việt Nam cần phần mềm quản lý trung tâm?
Hành lang pháp lý đã mở đường cho hồ sơ điện tử
Điều lệ Trường mầm non hiện hành, ban hành kèm theo Thông tư 52/2020/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo, đã cho phép sử dụng hồ sơ điện tử thay thế hồ sơ giấy theo lộ trình phù hợp với điều kiện của từng địa phương, miễn là việc quản lý dữ liệu tuân theo chuẩn kết nối và chuẩn dữ liệu do Bộ quy định.
Đây là cơ sở pháp lý quan trọng giúp các trường mầm non yên tâm chuyển từ sổ điểm danh, sổ theo dõi trẻ bằng giấy sang phần mềm. Ở cấp vĩ mô hơn, Quyết định 131/QĐ-TTg ngày 25/1/2022 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong giáo dục giai đoạn 2022-2026 cũng đặt mục tiêu phần lớn hồ sơ và cơ sở vật chất của ngành giáo dục phải được số hoá, đồng bộ vào hệ thống thông tin quản lý chung.
Làn sóng trường mầm non tư thục bùng nổ
Mầm non là cấp học duy nhất trong hệ thống giáo dục Việt Nam có số cơ sở ngoài công lập nhiều hơn công lập. Theo thống kê của Bộ Giáo dục và Đào tạo trong năm học 2023-2024, cả nước có 15.256 cơ sở giáo dục mầm non (gồm 12.072 trường công lập và 3.184 trường ngoài công lập), cộng thêm hơn 17.000 cơ sở giáo dục mầm non độc lập tư thục, dân lập - tăng khoảng 1.700 cơ sở so với năm học trước.
Nhóm trường tư thục và nhóm trẻ độc lập này thường không có bộ máy hành chính - kế toán chuyên trách như trường công, nên nhu cầu tự động hoá để một hiệu trưởng có thể quản lý đồng thời tài chính, nhân sự và chất lượng chăm sóc trẻ là rất lớn. Đây chính là động lực chính khiến nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý mầm non tại Việt Nam tăng nhanh trong vài năm gần đây.
Phụ huynh thế hệ mới đòi hỏi minh bạch thông tin theo thời gian thực
Phụ huynh ngày nay phần lớn quen dùng smartphone, máy tính và không còn hài lòng khi chỉ biết tình hình của con qua buổi họp phụ huynh mỗi học kỳ. Họ muốn biết con đã ăn gì, ngủ thế nào, tham gia hoạt động gì trong ngày ngay trên điện thoại. Một phần mềm quản lý trường mầm non giúp phụ huynh đáp ứng đúng kỳ vọng sẽ đồng thời giúp nhà trường giảm đáng kể số tin nhắn, cuộc gọi hỏi thăm lặt vặt mỗi ngày.
Phần mềm quản lý trường mầm non gồm những tính năng gì?
- Quản lý hồ sơ trẻ & điểm danh: Hệ thống lưu trữ hồ sơ cá nhân, thông tin sức khoẻ, lịch sử tiêm chủng và phân lớp của từng trẻ, đồng thời hỗ trợ điểm danh bằng nhiều hình thức như quét mã QR, vân tay hoặc nhận diện khuôn mặt để ghi nhận giờ đến/đón chính xác đến từng phút.
- Quản lý học phí - tài chính: Phần mềm tự động tính học phí theo số ngày học thực tế, các khoản phụ thu (ăn sáng, xe đưa đón, học phẩm), xuất hoá đơn điện tử và gửi nhắc đóng học phí qua app giúp giảm sai sót thủ công khi tính tiền cho hàng trăm trẻ mỗi tháng.
- Sổ liên lạc điện tử & app phụ huynh: Đây là tính năng phụ huynh tiếp xúc nhiều nhất: thông báo điểm danh, hình ảnh - video hoạt động trong ngày, thực đơn, và kênh nhắn tin trực tiếp với giáo viên chủ nhiệm - thay thế hoàn toàn sổ liên lạc giấy truyền thống.
- Quản lý dinh dưỡng - thực đơn: Hệ thống lên thực đơn theo tuần/tháng, tính toán calo và cân đối dinh dưỡng theo khuyến nghị dinh dưỡng cho trẻ mầm non, đồng thời xuất phiếu đi chợ và quyết toán chi phí ăn theo từng nhóm trẻ.
- Quản lý nhân sự - giáo viên: Tính năng giúp theo dõi hồ sơ, chứng chỉ nghiệp vụ, lịch phân công đứng lớp, chấm công và tính lương giáo viên - nhân viên, giúp nhà trường đảm bảo tỷ lệ giáo viên/trẻ luôn đúng quy định.
Những lợi ích của phần mềm quản lý trường mầm non mang lại
Lợi ích lớn nhất của phần mềm quản lý trường mầm non là giải phóng thời gian hành chính của ban giám hiệu để họ tập trung vào chất lượng chăm sóc - giáo dục trẻ, đồng thời tăng mức độ tin tưởng của phụ huynh nhờ thông tin minh bạch theo thời gian thực.
Để đánh giá lợi ích một cách có hệ thống hơn là "tiết kiệm thời gian" nói chung, đội ngũ Eduspace đề xuất khung C.A.R.E - bốn nhóm giá trị mà một phần mềm quản lý mầm non tốt cần mang lại:
- C - Chăm sóc toàn diện: Theo dõi sát sức khoẻ, dinh dưỡng và sự phát triển của từng trẻ, phát hiện sớm bất thường (sụt cân, vắng học bất thường) để can thiệp kịp thời.
- A - An toàn & tuân thủ: Dữ liệu cá nhân của trẻ em được mã hoá, phân quyền truy cập rõ ràng, và việc lưu hồ sơ điện tử tuân theo Thông tư 52/2020/TT-BGDĐT.
- R - Rút gọn vận hành: Tự động hoá các việc lặp lại (điểm danh, tính học phí, lập báo cáo) để giảm tải công việc hành chính cho giáo viên và kế toán.
- E - Engagement (kết nối) phụ huynh: Phụ huynh được cập nhật thông tin con mình theo thời gian thực, tăng sự gắn kết và tin tưởng với nhà trường.
Chi phí phần mềm quản lý trường mầm non
Chi phí phần mềm quản lý trường mầm non tại Việt Nam hiện dao động theo 3 mô hình tính phí phổ biến: theo số trẻ mỗi tháng, theo gói cố định hàng năm, hoặc theo số lượng cơ sở (cho hệ thống nhiều chi nhánh) - mức phí cụ thể phụ thuộc vào số tính năng và quy mô trường.
- Tính theo đầu trẻ/tháng: Phù hợp với trường vừa và nhỏ, chi phí tăng tuyến tính theo số trẻ đang theo học, dễ dự toán ngân sách.
- Gói cố định theo năm: Phù hợp với trường đã ổn định quy mô, thường có mức giá ưu đãi hơn so với trả theo tháng.
- Tính theo số cơ sở/chi nhánh: Dành cho hệ thống trường mầm non có nhiều điểm trường, cần đồng bộ dữ liệu giữa các cơ sở và xem báo cáo tổng hợp toàn hệ thống.
Ngoài phí sử dụng định kỳ, một số bên cung cấp còn tính thêm phí triển khai ban đầu (nhập dữ liệu, đào tạo) hoặc phí theo tính năng mở rộng (ví dụ: tích hợp thiết bị điểm danh vân tay, cổng thanh toán).
Tham khảo: Phí dịch vụ của phần mềm quản lý trường mầm non Eduspace
Tổng kết
Một phần mềm quản lý trường mầm non phù hợp giúp nhà trường đồng bộ dữ liệu học sinh, giáo viên, học phí, dinh dưỡng và hoạt động giảng dạy, từ đó giảm tải công việc hành chính và nâng cao chất lượng chăm sóc trẻ.
Nếu bạn đang tìm kiếm hướng đi phù hợp cho quá trình số hóa quản lý, hãy đăng ký dùng thử ngay phần mềm quản lý trung tâm Eduspace - thương hiệu phần mềm quản lý trung tâm thấu hiểu khách hàng nhất Việt Nam!